Taal


Welkom
Inlognaam:

Wachtwoord:




Vergeet me niet

[ ]
Versiebeheer
Handleiding versiebeheer
op woensdag 11 juni 2014
door P. van der Want auteurslijst afdrukken van het content onderwerp creëren van een PDF bestand van het content onderwerp
in article
reacties: 0
 10.0 - 1 Stem -

Versiebeheer is een serieuze zaak. Het komt voor dat om wat voor reden ook men terug moet vallen op een vorige versie van welk object dan ook. Een back-up van een bestand, een eerdere uitgave van een document om twee te noemen. Niet alleen het bewaren van voorgaande uitgaven, maar ook het labelen van die vorige versies is een belangrijk facet van versiebeheer.
Een beheerplan geeft aan aan welke afspraken moet worden voldaan voor het beheer.


Versiebeheer
Een handleiding

Datum van uitgifte: 11-06-2014
Versie(Revisie) /Status: 1(1) / Definitief
Copyright: P. van der Want

Inleiding
Dit artikel is een handleiding voor het beheer van objecten waarvoor geldt dat de historie van wijzigingen aan het object niet alleen verwoord zijn in de titel of een revisieoverzicht, maar waarbij het object zelf ook in de voorgaande staat moet kunnen worden hersteld en gebruikt.
Om te voldoen aan die eis dat een voorgaande versie vaneen object geconstrueerd kan worden, zijn een aantal regels te volgen. Enige regelgeving en de controle daarop is zeker nodig in die gevallen dat meerdere personen de opdracht kunnen uitvoeren om een object in een nieuwe toestand te brengen en deze aan de belanghebbende over te dragen.
Alle betrokkenen dienen bekend te zijn met deze regels en ze te volgen. Het is daarom van belang de regels te publiceren aan de belanghebbenden en deze kennisgevingen te onderhouden.
Elke uitvoerder dient bij elke opdracht gewezen te worden op de specifieke publicaties die van toepassing zijn op zijn werkomgeving.
Dat geldt overigens niet noodzakelijk alleen voor versiebeheer.

Definities
de definitie van versie is als volgt:
versie (de ~ (v.), ~s)
1 manier waarop iets verteld, bewerkt, uitgevoerd wordt
Zonder al te ver door te gaan op alle facetten van het woord versie, is de strekking voor het beheer als volgt:
We willen elk voorkomen van een object, dat kan worden gepubliceerd of gepubliceerd is, op een afgesproken manier bewaren/ veiligstellen.
Een overeengekomen/ goedgekeurde versie kan worden gepubliceerd.
De afspraken over dit beheer leggen we vast in een beheerplan.
revisie (de ~ (v.), ~s)
1 herziening
2 het geregeld nazien en herstellen van machines
3 [jur.] herziening van een vonnis door de Hoge Raad

In het kader van versiebeheer wil ik een revisie zien als:
Een herziening die zich kenmerkt door een mate van onherroepelijkheid.
Dit impliceert dat alle revisies die niet volledig zijn of herroepbaar, verwijderd mogen worden.
Voor ons van belang is immers dat een revisie van een object een consistente en te beoordelen toestand geeft, Bij publicatie spreken we dan van een nieuwe versie.
Het is niet ongebruikelijk om het versienummer zodanig op te hogen dat de gepubliceerde versie altijd revisienummer 0 heeft.
Men kan dan afzien van de revisie-aanduiding.
In geval van bijvoorbeeld boeken wordt de publicatie een druk genoemd, als in 1e druk, 2e volledig herziene druk, 3e druk.

Versie(Revisie)
Revisie en versie zijn aangegeven aan het begin van dit artikel. In een document zou een en ander kunnen worden opgenomen in een kop- of voet-regel. De individuele pagina's zijn dan toe te schrijven aan de zelfde documentversie.
Versies kunnen worden aangegeven met een getal maar ook met een letter. Een keuze hiervoor wordt enigszins bepaald door gewoonte.
Als voor dit artikel zou worden gekozen voor letters A-Z, dan zou het aantal basisversies begrenst wordt tot 26. De herziening op de versie, de revisie, kan ook geletterd worden.
Over het algemeen worden versie en revisie in rangorde genummerd. We kiezen over het algemeen getallen omdat daarmee geen bovengrens bestaat. Ter onderscheid van versie en revisie kan een scheidingsteken, vaak een punt, worden gebruikt . Ik kies hier voor haakjes ().
Gaan we uit van een template zijnde versie # revisie # , dan was de eerst opzet van dit artikel toch te kenmerken als versie 0 revisie 1, ook wel versie 0(1). De template is immers een ander object. Er kan een afspraak bestaan dat een artikel de vorm moet hebben van een bestaand template. We zien in documenten wel dat de naam en versie van die template zijn benoemd.
Als het de gewoonte is om de eerste definitie uitgave te kenmerken als revisie 0, dan zou de eerste definitieve uitgave van dit artikel de eerst hogere versie worden, dus 1(0).
Dit artikel is qua vorm en onderwerp niet gebaseerd op een template.
Ik start met versie 0(0). Ik streef naar 1(0) als de eerste definitieve versie.
Een Versie(Revisie) overzicht in publicaties zou dan als onderstaand kunnen worden opgenomen.
Huidige
Status Revisie Datum Omschrijving
Definitief 1(0) 17-2- 2007 Handleiding versie beheer V1(0)
Historie
Status Revisie Datum Omschrijving
Concept 0(0) 22-2- 2006 Eerste opzet over versiebeheer
Concept 0(1) 22-6- 2006 Hoofdstuk 1 gereed
Concept 0(2) 23-6- 2006 Gereed voor review

Versiebeheer
Los van wat beheerd moet worden, kan het beheer van versies van beheerde objecten op veel manieren worden uitgevoerd.
De wijze waarop kan simpel zijn door het bewaren van versies onder verschillende namen, op verschillende plaatsen al dan niet ondersteunt door hulpmiddelen.
Van belang is dat gedocumenteerd wordt, waar wat is vastgelegd en in welk stadium dat dan verkeerd. Die documentatie kan extern en ook intern het object zijn. Een voorbeeld van interne vastlegging van de versies is aan het begin van dit artikel aanwezig.
De externe herkenbaarheid kan bijvoorbeeld geregeld worden door de versiegegevens op te nemen in de bestandsnaam.
De volgende paragaaf gaat in op herkenbaarheid. Het is een van de belangrijkste elementen van versiebeheer.
De daaropvolgende paragrafen gaan in op andere zaken van belang. Het pretendeert geenszins volledig te zijn, maar geeft m.i. voldoende mogelijkheden om versies adequaat te herkennen en te beheren. Om voor de ene of de andere of een combinatie van variabelen te kiezen wordt benvloed door de daarover gedane afspraken.

Herkenbaarheid
Externe herkenning
Herkenning van een versie van een object kan bewerkstelligd worden door er een label aan te hechten. Het label geeft de gewenste informatie.
Label
Voordeel: De versie is direct zichtbaar
Nadelen: Onzekerheid over de werkelijke interne versie
en onzekerheid over de laatste versie. Herkenning van een versie kan bewerkstelling worden door opslag in/op een bepaalde locatie. Deze locatie moet echter ook herkenbaar gelabeld zijn.
Locatie
Voordeel: De versie is af te leiden uit het label (naam) van de locatie
Nadelen: Onzekerheid over de werkelijke interne versie
en onzekerheid over de laatste versie.
Interne herkenning
Herkenning van een versie van een object kan bewerkstelligd worden door in het object vast te leggen wat de versie is. Interne herkenning is geregeld zoals bijvoorbeeld aan het begin van dit artikel of in een voet-/kop-regel van een document.
Interne vastlegging
Voordeel: De versie is eenduidig herkenbaar
Nadelen: Zekerheid over de versie wordt pas verkregen na opening en onzekerheid over de laatste versie.
In vorenstaande gevallen wordt zekerheid over de laatste versie pas verkregen na vergelijking met andere aanwezige versies.
Combinatie
Een combinatie van interne en externe herkenning is gebruikelijk, waarbij bij de externe herkenning zowel het object als de locatie kan worden gelabeld.
Voorbeeld Opslaglocatie:
Schijf\systeem\ mapstructuur\ Documentatie\
Hier staan de actuele versies.
De laatste versie en oudere zijn te onderscheiden door de externe naamgeving. Oudere versies kunne ook ondergebracht worden op een andere locatie, zoals een archief. We kunnen de opslaglocatie uitbreiden met een (sub)map archief.
Schijf\systeem\ mapstructuur\ Documentatie\ archief\
Hier leggen we de vorige versies vast
Voorbeeld:
C:\VBHR\ Versiebeheer V1(0).doc
C:\VBHR\archief\ Versiebeheer V0(2).doc
C:\VBHR\archief\ Versiebeheer V0(1).doc
C:\VBHR\archief\ handleiding versiebeheer.doc
De meest recente versie is direct en als eerste en enige zichtbaar. Ze bevindt zich in het publicatie gebied. Hiermee bedoel ik de locatie die publiekelijk, al dan niet beperkt door toegangsregels, toegankelijk is.
Oudere versies zijn pas zichtbaar na het uitvoeren van extra handelingen, omdat ze elders zijn ondergebracht.
In bovenstaand voorbeeld is dat de archief locatie. Voor nader onderscheid is extern ook de versie aangegeven in de naam van het object. Ik gaf al aan dat pas na controle van de intern vastgelegde labels er meer zekerheid over de werkelijke versie. De publiekelijk toegankelijke versie is een gepubliceerde versie. Een gepubliceerde versie heeft als kenmerk dat deze is overeengekomen, goedgekeurd door auteur en andere belanghebbenden.
Het is dus goedgekeurd voor verspreiding en gebruik.
Met de door mij gebruikte wijze van labels toekennen is dat dan een versie met revisie = 0-- 1(0).
Dat is geen wet van Meden en Perzen, een andere revisie kan wel degelijk een status van goedkeuring of publicatie verkregen hebben.
Het is dus ook mogelijk om redenen een herziening door te voeren en te publiceren. Bij drukwerken lost men dit soms op middels een erratum.
Bij programmatuur spreekt men wel van bugfixes.
Als een herziening een substantieel deel van het object wijzigt, zal zo'n herziening leiden tot een nieuwe versie 2(0).

Onderhoud en opslag.
De recentste versie is niet per se een gepubliceerde versie. Als er wijzigingen zijn op de gepubliceerde versie is die revisie natuurlijk recenter.
Deze revisie zal niet in het publicatiegebied staan en ook niet in het archief.
De in bewerking zijnde objecten worden beter ondergebracht op een eigen locatie.
In mijn voorbeeld doe ik dat door het inrichten van een map WERK waar ik het onderhoud uitvoer op de laatste publicatie.
Deze "werk map" is niet zichtbaar voor de wereld, alleen voor de bewerker(s).
Het voorbeeld wordt als volgt:
Het gepubliceerde object:
C:\VBHR\Versiebeheer V1(0).doc
Archief eerder gepubliceerd:
C:\VBHR\Archief\ Versiebeheer V0(2).doc
In bewerking:
C:\VBHR\Werk\ Versiebeheer V1(3).doc
Het hoeft niet zo te zijn dat alle revisies leiden tot publicatie. In het bewerkingsproces zijn een aantal beoordelingsstappen te bedenken. Een beoordeelde revisie kan aanleiding zijn deze te herzien. Als de historie van beoordeling moet worden bewaard zal na beoordeling een nieuwe revisie worden gestart.
Ook hier is het verstandig het recentste object, de in bewerking zijnde revisie af te zonderen van eerder beoordeelde revisies.
Ik die dat met een archief binnen de werkomgeving.
We zien:
In bewerking:
C:\VBHR\Werk\ Versiebeheer V1(3).doc
Werk archief nooit gepubliceerd:
C:\VBHR\Werk\ Archief\Versiebeheer V1(2).doc
C:\VBHR\Werk \Archief\ Versiebeheer V1(1).doc
C:\VBHR\Werk\ Archief\ Versiebeheer V0(1).doc
C:\VBHR\Werk\ Archief\ handleiding versiebeheer.doc
De niet gepubliceerde revisies worden hier omwille van de totale ontwikkelingshistorie van dit object bewaard.

Afspraken.
In het voorbeeld is van een aantal wensen uitgegaan die geleid hebben tot de structuur die nu is ontstaan.
Dit heeft ook een archiveringswijze bepaald.
Ik heb afgesproken dat dit de manier is waarop ik het versiebeheer uitvoer.
Verder kan ik nog bepalen, hoelang ik een oude versie wil bewaren en/of hoeveel versies. Daarnaast moet ik bedenken of de regels die ik gesteld heb van toepassing mogen zijn op andere objecten.
Zeker moet ik ervoor zorgen dat de afspraken die ik gemaakt heb, niet door mij en ook niet door anderen, die het beheer mede uitvoeren of zelfs overnemen, nagekomen worden.
Ik leg daarom die afspraken vast en kom ze overeen met andere belanghebbenden, zoals co-auteurs, andere beheerders....etc. Die overeengekomen afspraken zijn het beheerplan.

Het Beheerplan
Niet alleen de beheerafspraken, maar elke afspraak rond het beheer van het object zal worden vastgelegd in een document, dat overigens ook weer beheerd moet worden en worden bekend gesteld/ gepubliceerd. Ditmaal niet publiekelijk maar onder de beheerders, ...etc. Ook hier moet de "gepubliceerde" versie eenduidig beschikbaar zijn.
Het beheerplan bevat uitsluitend de gemaakte afspraken rond het beheer van de objecten die men als groep en/of individueel element wenste beheren.
De afspraken rond het beheer van het beheerplan zijn zelf in dit plan opgenomen.
De afspraken worden eenvoudig opgesomd. Een onderbouwing van de afspraken is niet strikt noodzakelijk, maar een toelichting kan in voorkomende gevallen nodig zijn.
Het is verstandig de afspraken te catalogiseren.
Afspraken kunnen worden gemaakt over:
De Beschrijving Van Het Soort Object ( Boek, Notulen, Verslag, Memo)
De Inhoud
De Diepgang
De Afspraken Over De Individuele Objecten
Beheerscycli, Wijzigingsfrequentie, Doorlooptijd van Wijzigingen
Historie, Bewaartijd, Aantal Versies/revisies, Kopien voor back-up en herstel
Herkenbaarheid Object Nummering, Naamgeving, Labelen, Dateren
Aantal Betrokkenen, Bevoegde Auteurs, Reviewers, Moderatoren
Samenhang
Beveiliging , Toegankelijkheid, Opslag, Vastleg Locatie, Vastleg Structuur
Hulpmiddelen
Het Uiteindelijke Goedkeuringsmoment
Te Gebruiken Templates.

Het plan kan een objectbeheer-plan zijn voor slechts een object, maar kan ook gelden voor alle objecten van een zelfde type. Verder uitgebreid kan het plan een z.g. systeembeheerplan worden, als hier van elk objecttype binnen het systeem de afspraken worden vastgelegd. Het systeembeheerplan heeft als voordeel dat alle afspraken die voor alle objecten binnen het systeem gelijk zijn, eenmalig worden overeengekomenen en vastgelegd en niet herhaald per objecttype.

Tot slot.
Voor elk object (of groep) worden afspraken gemaakt over de wijze van beheer. Deze afspraken worden ondergebracht in een goed toegankelijk en actief beheerd document.
Het plan is de methodologie voor het specifieke beheer van het object of objecten - Het Beheerplan.
Veel afspraken zullen wellicht al zijn vastgelegd op andere plaatsen. Een template is daar een voorbeeld van. Vanuit zo'n beheerplan is het acceptabel om daar naar te verwijzen, onder vermelding van eventuele afwijkingen die op de template worden toegestaan.
 

2019 Juli
Geen gebeurtenissen deze maand.

MDWDVZZ
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031



Alle merknamen zijn auteursrechtelijk beschermd door hun respectievelijke eigenaars, alle andere content is eigendom van deze e107 powered website.
e107 is � e107.org 2002-2005 en is gepubliceerd onder de GNU GPL licentie.
 
Online
Gasten: 18, Leden: 0 ...

Max. gelijk online: 44
(Leden: 0, Gasten: 44) op 07 dec : 18:55

Leden: 9
Nieuwste lid: fatcatgals58